Kennisbank
Facturen automatisch versturen
Om automatisch factureren in te stellen ga je naar Instellingen > Financieel en scrol je naar het kopjes automatisering. Bovenaan zie je onderstaand:
De datum die je hier invult is de datum die het systeem gebruikt als startpunt voor de instellingen voor het automatisch omzetten van facturen. Onder het kopje automatisering zijn een aantal instellingen die je aan kunt zetten, het gaat om:
Termijnen factuur automatisch versturen: In dit geval gaat het om een factuur die bestaat uit meerdere termijnen (met hetzelfde nummer) termijnen worden automatisch verstuurd op de aangegeven termijn data. Zie hiervoor onderstaand voorbeeld.
Je kunt meerdere termijnen toevoegen door op de groene knop ‘toevoegen’ te klikken. Het systeem verdeelt het bedrag evenredig over het aantal termijnen. Je kunt deze bedragen dan ook automatisch aanpassen. Indien je niet genoeg in hebt gevoerd, zie je onderstaand een rood blokje met resterend te verdelen.
Termijnen o.b.v. lesduur automatisch omzetten: In dit geval zal het systeem de factuur opsplitsen in meerdere facturen met termijnen o.b.v. lesduur. Bij het factureren op basis van lesuren is het belangrijk dat je alles juist instelt bij het aanmaken van een factuur. Indien je graag wil dat de 1e termijn van de factuur direct zal worden verstuurd dien je bij termijn 1 , o uur in te vullen. Elke avond wordt er gecontroleerd of de lesduur is verstreken, zo ja? Dan krijgt de termijn een datum (nog steeds concept).
Omgezette termijnen automatisch versturen: Indien de omgezette termijn geen concept is, maar wel definitief is, dan zal deze worden verstuurd.
Conceptfacturen automatisch omzetten naar definitieve facturen: Elke ochtend en elke avond (’s avonds na het omzetten van de termijnen o.b.v. lesduur) doet het systeem een controle of er termijnfacturen zijn met de datum van vandaag (of eventueel eerder). Indien dit het geval is dan zet het systeem deze om naar een definitieve factuur.
Omgezette conceptfacturen automatisch vesturen: Concepten die zijn omgezet worden automatisch verzonden.
